8:020-E4 Use of Athletic Fields / Outside Facilities

General Conditions – Outside Facilities 

Contracts  may  be  issued  to  groups  for  organized  activities  during  specific  recreation  seasons. Separate Intergovernmental Agreements may be in force with the Park District for  the  specific  use  of  certain  fields  during  specified  hours.  In  addition,  annual  contracts  for  baseball, football and soccer fields may be issued to organized sports leagues when fields or  times do not conflict with District programs or commitments under an  Intergovernmental  Agreement.  Priority in scheduling fields by the Site Administrator shall be given to the Park District and  leagues which have scheduled and used the same fields in previous years.  Use  of  District  field  facilities  is  subject  to  a  per  participant  fee  to  offset  the  costs  of  maintaining the fields. However, if inside building facilities are requested by these groups, a  separate contract must be written, and the fee schedule for such contracts will be applicable  as set forth in other sections of these procedure.    Authorized users will be issued a permit signed by  the Director of Buildings and Grounds.   This  permit must  be in  the  possession  of  the authorized adult in  charge  of  the  respective  activity at all times.  Groups or individuals who do not have a signed permit will not be permitted to use school facilities at any time.

Terms and Conditions – Outside Facilities

1. The Renter shall properly prepare and maintain playing  fields and related  facilities during  the  period  of  their  use.  The  Renter  shall  return  the  fields  and  facilities  at  the  end  of  the  rental  period  in  the  same  condition  as  when  the  facilities  were  assumed.  It  shall  be  the  judgment  of  the  Site  Administrator  and/or  the  Director  of  Buildings  &  Grounds  as  to  whether damages or maintenance was not completed by the renter. The cost to restore such  facility shall be performed by the District and billed to the renter.

2. The  Renter  shall  supervise  both  its  own  persons  and  all  other  persons  in  attendance  at  rental activities, and provide adequate adult leadership for children and adults in the areas  used, as well as parking lots and immediately surrounding areas. The Renter shall police the  premises during and following usage periods, and all rented areas shall be cleaned up by the  organization, or fees paid for District personnel to do so.

3. Preparation  of  fields  for  renters  program  shall  not  interfere  in  any  way  with  the  school  program  at  the  site.  No  modification  shall  be  made  of  the  school  premises  without  the  approval  of  the  Director  of  Buildings  &  Grounds.  Any  approved  permanent  modifications  shall become the property of the District.

4. The Renter shall have no authority or jurisdiction over District property, or improvements,  except to police these premises during the time of the renter’s activities.

5. All activities shall terminate at or before 10 p.m., and field lights shall be turned off not later  than 10 p.m. No inning of a baseball game shall be started after 9:30 p.m.

6. Only authorized adults shall be allowed in press boxes or on photography platforms. Public  address systems, when used, shall be operated at a volume low enough to avoid disturbance  of households in areas adjacent to the premises used.

7. Concession  stands  shall  not  be  opened  for  operation  other  than  at  times  and  dates  when  games  are  played.  No  glass  containers  or  other  breakable  articles  shall  be  dispensed  at  concession stands.

8. The  District  reserves  the  right  to  re‐schedule  any  or  all  facilities.  If  re‐scheduling  is  required,  the  District  shall  provide  notice  in  writing  to  the  renter  of  at  least  24  hours  in  advance.

9. The District reserves  the right  to  terminate a rental contract upon notice if  the renter has  violated  any  of  the  terms  and  conditions  contained  herein,  or  has in  any  way  abused  the  privilege granted in using school facilities.

10. Use of  fields is not permitted while it is raining, or if  field is wet and such activity will be  harmful  to  the  playing  surface,  and when  such  conditions may  present  a  safety  hazard  to  users.

11. All  other  rules  and  regulations  of  the  District  pertaining  to  rental  contract  for  the  use  of  school  facilities  set  forth in  the Terms and Conditions  for Rental of District Facilities shall  apply to contract for outside facilities, and are binding on the renter.

12. There  is  no  smoking  on  school  property.  Custodial  fees  for  the  cleanup  of  unauthorized  smoking materials left behind will be charged and rental privileges will be revoked.

Date Approved:   03/09/2011