8:020-E2 Renter Classifications

Availability of school facilities shall be determined, in case of conflict, based upon the following  prioritized categories of users:

Category 1     Batavia Public Schools Student Organizations Student organizations are broken down into two sub‐categories, in order of priority as follows:

Activities.  This category is made up of student groups and organizations that are sponsored by  the  school  and  are  directly  related  to  the  curriculum  as  a  whole  or  to  individual  courses  in  particular which are presently being offered or which will be offered in the future.  This group  includes:  athletics,  student  government,  and  other  clubs  and  organizations  that  are  directly  related to existing courses in particular or the body of courses as a whole.  They  shall  normally  have  the  use  of  school  facilities  for  properly  scheduled  pre‐approved activities without charge.  Application for use will be made through the School Principal of the  facility being requested.  The principal may require that a form be completed by the user.  When the primary purpose of an activity is to raise money and the proceeds are deposited to an  activity account for the direct benefit of the sponsoring organization, the organization shall pay  for any Basic and Service Charges necessitated by  the activity.  This applies  to any athletic or  non‐athletic activity.  A Certificate of Insurance is not required of this group.

Clubs & Intramurals.  This category includes those student groups and organizations which may  or may not be sponsored by the school and which are not directly related to the curriculum as a  whole  or  to  individual  courses  in  particular.    This  category  may  consist  of  groups  and  organizations  which  may  be  either  created  by  the  school  and  school  personnel  or  by  the  students, with permission of the school and school personnel.  This category may include such  groups as Key Club, Robotics, intramural sports, community service groups, etc.  These groups  shall be granted access  to and use of school  facilities on  the  same basis as curriculum‐related  student  groups,  except  that  priority  of  access  to  and  use  of  facilities  shall  be  given  to  curriculum‐related student groups when a conflict of scheduling exists.  Access  to and use of school  facilities shall be granted  to student groups without regard  to  the  content or subject matter of  the activities conducted.  Access to and use of school  facilities by  student groups may be  restricted  to avoid conflict, interference with, or disruption of classes,  curriculum‐related and school‐sponsored assemblies and activities, the orderly operation of the  school, and the rights of fellow students and faculty members. A Certificate of Insurance is not  required of this group.

Category 2 School­ affiliated organizations

School‐affiliated  organizations  are  those  groups  which  are  organized  for  the  purpose  of  directly  supporting the primary goals of the school district and the districts’ programs.  Examples of these  groups  would  be  Parent  Teacher  Organizations,  Athletic  Boosters,  Music  Buffs,  American  Field Service, etc.  Conditions for use of facilities are the same as those enumerated for Category 1 users.

Category 3 Batavia Park District Arrangements for a series of uses or a period of time will be negotiated between the School District and the Park District.  An Intergovernmental Agreement will be drafted for approval by the Board  of Education and Park District Board in regard to this category of usage.

Category 4 Youth organizations of school age children attending Batavia Public School District #101.

These  groups  are  comprised  solely  of  school‐aged  children  who  attend  Batavia  Public  Schools.  These organizations or individuals shall pay applicable Basic Charges and Service Charges to cover  utilities, custodial costs and general overhead. A Certificate of Insurance is required of this category.

Category 5 Entrepreneurial Enterprises Involving Batavia Public School Students

This would include sport camps, music lessons,  tutoring,  traveling sports  teams etc. conducted by  certified  school  district  employees  or  a  school‐affiliated  organization  for  a  fee  and  recognized  as  supporting established school programs.  These organizations or individuals shall pay applicable Basic Charges and Service Charges to cover  utilities, custodial costs and general overhead Service Charges shall not be negotiated or waived.

Category 6 Taxing bodies and other non­profit organizations based or operating within School District #101

This  group  includes  City  of  Batavia,  Batavia  Township,  Churches,  Service  Clubs,  Chamber  of  Commerce,  etc.    They  shall  pay  applicable  Basic  Charges  and  Service  Charges  to  cover  utilities,  custodial  costs  and  general  overhead.    A  flat  fee  in  lieu  of  Basic  Charges  may  be  negotiated  for  extended, multi‐day, or special uses.  Organizations that regularly donate money or services to the  school district may have Basic Charges waived.  A request for the waiver of Basic Charges should be  made in writing to the Superintendent of Schools.  Service Charges shall not be waived.

Category 7 Any other responsible organization not named above.

These  groups  shall  pay  applicable  Basic  Charges  and  Service  Charges  plus 25% of the total  to  cover utilities, custodial costs, and general overhead.


1. Basic Charges: are intended to cover district costs relating to utilities, use of equipment  and general  overhead.   These  charges are based  on  the  type and  size  of  the  facility  or  areas being used and the type of fixed and movable equipment utilized.

2. Service Charges: are intended  to cover district costs relating  to staffing requirements  needed to:

a. Run kitchen equipment

b. Supervise events taking place in the high school & middle school gyms

c. Open and close the building (primarily weekends and holidays)

d. Prepare/setup an area for use, any services provided during the use and cleanup  after use.

Date Approved:  03/09/2011